Gestaltung von Ausschusssitzungen

Im Juni 2001 haben sich die Vorsitzenden einiger Jugendausschüsse im Kirchenkreis Köln-Rechtsrheinisch zusammengesetzt und gemeinsam über die Gestaltung von Ausschusssitzungen nachgedacht. Was dabei herausgekommen ist, hat Gunnar Hoffmann (Jahrespraktikant im Jugendreferat) festgehalten:


Wie gestalte ich die Jugendausschuss-Sitzung lebendig, kreativ und effektiv?


Eine typische JA-Sitzung könnte etwa folgendermaßen aussehen:

  1. "Es ist 19.10 Uhr... wir sollten anfangen!" Begrüßung und Einstiegssituation 
  2. "Die Tageslosung steht heute bei..." Spirituelles im Jugendausschuss
  3. "Und wer schreibt heute das Protokoll?" Über den Sinn und Unsinn der Niederschrift
  4. "Das zentrale Thema des Abends ist heute..." Schwerpunktthemen und wie man damit umgeht
  5. "Und dann müssen wir noch einen Beschluss fassen zu..." Über den Umgang mit Entscheidungen und Beschlüssen
  6. "... und dann hätten wir da noch einige Berichte..." Zum Umgang mit diversen Mitteilungen, Berichten und Neuigkeiten
  7. "Ja, dann bis demnächst!" Verabredungen und Rituale zum Schluss

Ergebnisse der Kleingruppenarbeit zu einzelnen Bereichen:

zu 1, Einstieg:

  1. Sitzordnung (Kreis, jeder sieht jeden, gute Atmosphäre)
  2. kurze. lockere Begrüßung
  3. auf persönliches eingehen (eher noch vor der Begrüßung)
  4. Protokoll zur Kenntnis nehmen
  5. Erweiterung der Tagesordnung
  6. jeden ernst nehmen
  7. feste Uhrzeit (pünktlich anfangen!à möglichst nicht zulange tagen; wichtig für alle Ausschüsse)
  8. keine Vermischung
  9. themenbezogene Diskussion

Ergänzungen:

  • Getränke, evtl. was zu knabbern
  • Raum herrichten à Wertschätzung durch die Gemeinde!
  • Anfangs abklären, wer früher gehen muss
  • Zu 3: es ist sinnvoll, wenn der/die Vorsitzende eher da ist, als der Rest (vorbereiten, persönliche Gespräche etc. à Stilfrage)
  • Zu 7: evtl. Zeitplan machen, damit man während des Sitzungsverlaufs sieht, ob man mit allen TOPs durchkommt
  • In Räumen treffen, wo die Jugendarbeit stattfindet (besonders bei Gemeinden mit mehreren Bezirken à Räume wechseln)

Zu 2, Spirituelles:

Vorraussetzungen:

  • wer wird erwartet (Mitglieder des JA) à von wem? - für wen?
  • hat etwas mit Wertschätzung zu tun
  • schafft Identität - keine Gruppe wie die andere

Gesprächsanlass:

  • Losung (kann, aber muss nicht)
  • Biblische Geschichten - auch verfremdet
  • Fabeln, z.B. Peter Spangenberg "Na gut, sagte der Bär"
  • Chassidische Geschichten von Martin Buber
  • Karikatur, z.B. Tiki Küstenmacher
  • Schlagzeile, aktuelles aus dem ethischen Bereich
  • Werbung
  • Gemeinsames Singen
  • Musik hören
  • Gebet
  • Stilleübung

Deko, gemeinsames Essen, Kerze -> gute Atmosphäre!

  • Spirituelles kann/darf auch sehr kurz sein (Dauer: bei Gespräch durchaus länger (15 min?); bei Impuls/Gedanke max. 5 min; ob überhaupt etwas gemacht wird kommt auf die Gruppe an
  • Muss nicht immer der/die JA-Vorsitzdende/PfarrerIn machen, jeder kann was beitragen, eigene Meinung/Gedanken sagen (am besten dann/das machen, wo man hinter steht, was einen interessiert/beschäftigt)

Zu 3, Protokoll:

  • Unterschied zwischen Verlaufsprotokoll (ausführlich, Ablauf der Sitzung) und Ergebnisprotokoll (nur die Ergebnisse/Beschlüsse; für JA wohl empfehlenswert)
  • An- und Abwesende auflisten)
  • Klärung der Adressatenfrage: JA-Teilnehmende, Presbyter, sonstige
  • Form: z.B. stichpunktartig (aber trotzdem genau! Inhalte dürfen nicht verloren gehen)
  • Wer schreibt Protokoll: nicht die Sitzungsleitung; rotierend?
  • Rückkopplung ProtokollantIn/Sitzungsleitung (ich habe das jetzt so und verstanden/aufgeschrieben...)
  • Beschlüsse mit Stimmanteilen
  • Wer führt die Beschlüsse aus: Namen/Termine, Verabredungen, Verbindlichkeiten
  • Wer hat Protokoll geschrieben? (für Nachfragen etc.; evtl. zu zweit schreiben, damit nicht allzu viele Korrekturen kommen und das Protokoll bspw. direkt ins Presbyterium gegeben werden kann)
  • Sinn des Protokolls: Anwesende werden erinnert
  • Abwesende und Fremde müssen die Sitzung (die Ergebnisse) nachvollziehen können

Zu 4, Schwerpunktthemen:

Wie findet man sie?

  • vorheriger Austausch und Information mit den Jugendmitarbeitern/Jugendlichen
  • entstehen manchmal in der Diskussion
  • vom Ausschuss selbst gegeben (z.B.: Zielsetzung, Aufgabenfindung)

Was können/sollten Schwerpunktthemen sein?

  • Anliegen der Jugendlichen selbst
  • konkrete Planungen (z.B.: neue Gruppen/Angebote, Umbau der Jugendetage, Entwicklung einer Satzung, Internetcafe, Aktionen gegen Rechts/Gewalt...)können aus dem Alltag sein (s.o.),
  • können aber auch allgemeine, gesamtgesellschaftliche, philosophische Themen sein (z.B.: Shell Jugendstudie 2000...)

Wie geht man damit um?

  • Schwerpunktthemen "rutschen" in der Tagesordnung nach oben
  • erfordern Zeit, andere TOPs müssen schneller abgearbeitet werden
  • sollten in der Einladung bekannt gegeben werden

Für bestimmte (besonders wichtige, umfangreiche...) Themen kann man auch Sondersitzungen einberufen.
Wenn es dringende/aktuelle Dinge gibt oder wenn sich in der Diskussion bestimmte Themen ergeben kann/sollte man spontan den Sitzungsverlauf umplanen.

Zu 5, Beschlüsse:

Wie kommen Mehrheiten zustande?

wozu zählen Enthaltungen? (auf die Seite der Mehrheit? Je nach Formulierung der Frage? Zählen sie gar nicht?)

Wer darf mitbestimmen?

Jugendliche, die konfirmiert sind. (katholische Mitglieder?)

Wer ist Ausschussmitglied?

Jugendliche, die in der Gemeinde mitarbeiten, "Jugendliche, Pfarrer, Presbyter, Zivi, sachkundige Gemeindeglieder?"
Gleichgewicht zwischen den Bezirken!
neue Mitglieder: z.B. einladen, zur Probe ein paar mal teilnehmen lassen (mit beratender Stimme), nach weiterem Interesse fragen; wenn ja, wird im Jugendausschuss (bei "Eignung") Mitgliedschaft beschlossen

Relevanz der Beschlüsse:

Verfügungsrecht über Finanzen? Oder Vorschlagsrecht? Mitspracherecht bei Auswahl der Jugendmitarbeiter.

Woher kommen Beschlussvorschläge?

Vorschläge aus Jugend (à in nächste Sitzung), Jugendleiter, Presbyterium?, Gemeindeamt?

TOPs in Einladung (1 Woche vor Sitzung)

meist noch keine Beschlussvorschläge, sondern offene Diskussion

Werden Entscheidungswege nachverfolgt?
(wie entscheidet Presbyterium? Was war/ist ausschlaggebend?)

daher wichtig: Beschlüsse aus dem Jugendausschuss auch für Presbyter nachvollziehbar machen!